Lönearter i Teamhub styrs av en mappning mellan era tidstyper och omkostnadstyper och koderna i lönesystemet. Mappningen gör du under Inställningar, Kopplingar till andra system, fliken Mappning för Fortnox Lön eller Visma Lön. Varje post i en löneexport får sin löneart från den mappningen.
Vad som mappas
- Tidstyper hittar du under Inställningar, Avancerat, Tidstyper. De delas upp i Närvaro, till exempel Arbetad tid, och Frånvaro, till exempel Sjuk och Semester. Varje tidstyp har en Intern kod som Teamhub använder för standardmappningen. Nya tidstyper skapar du med Skapa tidstyp.
- Omkostnadstyper hittar du under Inställningar, Avancerat, Omkostnadstyper. Här finns Utlägg, Resa till och från arbete, Resa i tjänst och egna omkostnader.
- Anställningstyper hittar du under Inställningar, Avancerat, Anställningstyper. De styr vilka tidstyper och omkostnadstyper en grupp får rapportera på, och kan ha egna koder i Fortnox Lön.
Mappning mot Fortnox Lön
Tabellen visar Typ, Intern kod och kolumnen Grundkod, följt av en kolumn per anställningstyp. Tidstyper kopplas mot registreringskoder och omkostnadstyper direkt mot lönearter. Koderna hittar du i Fortnox under Register och Lönearter och koder.
- Fyll i grundkoden för varje rad. Ett varningstecken visas tills fältet har ett värde.
- Skriv 0 i grundkoden om typen inte ska exporteras. Posterna visas då överstrukna i exportunderlaget och räknas som ignorerade.
- I kolumnen för en anställningstyp betyder 0 att grundkoden används. Skriv en annan kod om just den anställningstypen ska ha en egen löneart, till exempel olika övertidskoder för tjänstemän och kollektivanställda.
- Klicka på Uppdatera.
När du aktiverar Fortnox Lön första gången fylls standardkoder i automatiskt: Arbetad tid TID, Sjuk SJK, Semester SEM, Vård av barn VAB, Föräldraledig FPE, Tjänstledig TJL, Kompledig KOM, Utbildning UTB, Utlägg UTLÄGG, Resa till och från arbete MIL_SKT och Resa i tjänst MIL_FRI. Teamhub översätter dessutom vissa Fortnox-koder till PAXML-format i filen, till exempel OT1 till ÖT1 och NAR till NÄR.
Mappning mot Visma Lön
Här har varje rad två fält: Namn och Kod. Båda måste vara ifyllda, annars stoppas posten med varningen "saknar kod och namn för Visma Lön". Skriv 0 i båda fälten om typen ska hoppas över. Standardkoderna följer Vismas tidkoder: Normal 010, Semester 040, Sjuk 050, Vård av barn 060, Föräldraledig 070, Kompledig 080 och Tjänstledig 090. Tidkoder och utläggskoder hittar du i Visma Lön under Arkiv, Inställningar, Företagsinställningar, Import/Export, Tidsredovisning.
Så ser du resultatet
När du skapar en löneexport visar fliken Löneart en rad per löneart med typ, antal teammedlemmar, antal poster och kvantitet. Fliken Löneart detaljer visar samma sak per teammedlem och dag. Rader utan kod listas sist och är markerade som överhoppade. Varningen "saknar kod till Fortnox Lön" överst på sidan har en länk som öppnar mappningen med rätt rad markerad.
Tips
- Ändra inte en kod mitt i en period utan att stämma av med lönesystemet. Mappningen gäller vid exporttillfället, redan skapade exporter ändras inte.
- Anställningsnummer är ingen löneart men lika viktigt. Utan nummer på teammedlemmen stoppas posten med "saknar anställningsnummer".
- Poster som stoppas av en varning utesluts helt ur exporten. Poster med koden 0 ingår men ignoreras. Skillnaden syns i sammanfattningen ovanför flikarna.
