Du exporterar till Fortnox Lön under Team och fliken Löneexport. Teamhub samlar attesterad tid, frånvaro, utlägg och kilometerersättning för en period och skapar en PAXML-fil som du laddar ner och läser in i Fortnox Lön. Innan första exporten behöver kopplingen vara aktiverad och lönearterna mappade.
Innan du exporterar
- Gå till Inställningar och Kopplingar till andra system. Raden ska synas för alla. Har ni varit kund länge kan den saknas, och då aktiverar vi den åt er: kontakta oss.
- Klicka på Skapa koppling, välj Fortnox Lön aktiverad och klicka på Spara. Teamhub fyller då i en standardmappning, till exempel Arbetad tid = TID, Sjuk = SJK och Semester = SEM.
- Öppna fliken Mappning och kontrollera att varje tidstyp och omkostnadstyp har en kod i kolumnen Grundkod. Koderna hittar du i Fortnox under Register och Lönearter och koder. Läs mer i artikeln Lönearter och tidstyper.
- Kontrollera att alla teammedlemmar har ett Anställningsnummer. Det finns under Team, välj person, Redigera, rubriken Anställningsinformation. Numret ska vara samma som i Fortnox Lön.
- Attestera periodens poster under Hantera. Endast attesterade poster följer med i exporten.
Skapa löneexporten
- Gå till Team och klicka på Löneexport.
- Klicka på Skapa löneexport. Föregående månad är förvald. Ändra Från datum och Till datum om du vill ha en annan period.
- Filtrera vid behov på teammedlemmar eller anställningstyper och klicka på Visa ändringar.
- Läs varningarna överst på sidan. "Perioden innehåller X st ej attesterade poster" betyder att de posterna inte kommer med. Poster som "saknar anställningsnummer" eller "saknar kod till Fortnox Lön" utesluts också. Länken i varningen tar dig direkt till rätt inställning.
- Kontrollera sammanfattningen: "X st poster redo att exporteras, fördelat på Y st teammedlemmar". Flikarna Teammedlem, Teammedlem detaljer, Löneart och Löneart detaljer visar samma underlag på olika sätt. Bocka ur en teammedlem i fliken Teammedlem om personen inte ska vara med, och klicka på Visa ändringar.
- Skriv en Benämning, till exempel "Löneexport #12 tjänstemän januari", och klicka på Skapa Löneexport.
- Vänta tills texten "Väntar på att löneexporten genereras" försvinner och klicka på Ladda ner löneexport.
Läs in filen i Fortnox Lön
Filen heter teamhub_organisationsnummer_benämning_period.xml och följer PAXML 2.0. Den innehåller tidtransaktioner per dag och anställningsnummer, lönetransaktioner för utlägg och kilometerersättning samt schematransaktioner för teammedlemmar som har ett schema. Kilometer räknas om till mil eftersom Fortnox använder mil. I Fortnox Lön läser du in filen där du importerar löneunderlag, i regel under Lön, Kalender och Importera löneunderlag. Menyerna styrs av Fortnox, så se Fortnox egen hjälp om de ser annorlunda ut hos er.
Bra att veta
- Alla poster som ingår markeras som exporterade. Nästa export visar bara nya poster, om du inte bockar i Inkludera redan exporterade poster.
- Typer med koden 0 i mappningen ignoreras. De räknas upp som "ignorerade" i sammanfattningen och visas överstrukna i fliken Teammedlem.
- Du kan ladda ner samma fil igen när som helst. Klicka på Visa på raden i listan under Löneexport.
- Projekt följer med i filen automatiskt. Kostnadsställe behöver ställas in, och det gör vi åt er: kontakta oss.
